Πολιτική Απορρήτου · Privacy Policy

Έκδοση 4 Οκτωβρίου 2026 · Version 4 October 2026

Στοιχεία παρόχου · Provider details

Επωνυμία · Legal name: [ΕΠΩΝΥΜΙΑ / LEGAL ENTITY NAME] — «TakeaSeat»
ΑΦΜ · Tax ID (VAT): [ΑΦΜ / TAX ID]
Αρ. ΓΕΜΗ · GEMI no.: [ΑΡ. ΓΕΜΗ / GEMI NO.]
Έδρα · Address: [ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ / ADDRESS]
Email: info@takeaseat.gr
Τηλέφωνο · Phone: +30 697 735 5378 · Viber · WhatsApp
Υποστήριξη · Support: 10:00–14:00 & 17:00–21:00 (ώρα Ελλάδας / Greek time)

Ελληνικά

Η παρούσα Πολιτική εξηγεί πώς επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα στο πλαίσιο της υπηρεσίας TakeaSeat (https://takeaseat.gr), σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (GDPR) και τον ν. 4624/2019.

0. Τι σημαίνει «εκδήλωση»

Εκδήλωση είναι ο γάμος ή η βάπτιση για την οποία γίνεται το σχέδιο τραπεζιών. Η επεξεργασία, οι ρόλοι, οι σκοποί και οι χρόνοι διατήρησης είναι οι ίδιοι και για τα δύο είδη. Όπου στην παρούσα Πολιτική αναφέρεται «γάμος», «ημερομηνία γάμου» ή «μετά τον γάμο», νοείται εξίσου η βάπτιση, η ημερομηνία της και ο χρόνος μετά από αυτήν· όπου αναφέρεται «το ζευγάρι», νοείται ο πελάτης που αγόρασε απευθείας, δηλαδή το ζευγάρι σε έναν γάμο ή οι γονείς σε μια βάπτιση.

1. Ποιοι είμαστε

Η υπηρεσία TakeaSeat παρέχεται από την επιχείρηση των Στοιχείων παρόχου στην αρχή της σελίδας. Για κάθε θέμα προστασίας δεδομένων: info@takeaseat.gr.

2. Ρόλοι — ποιος αποφασίζει για τι

Το TakeaSeat έχει δύο κατηγορίες πελατών: κτήματα και χώρους δεξιώσεων, και ζευγάρια που αγοράζουν απευθείας.

Γάμοι κτημάτων: το κτήμα είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας για τα δεδομένα των γάμων που δημιουργεί (καλεσμένοι και λοιπό περιεχόμενο του σχεδίου). Η TakeaSeat είναι Εκτελών την Επεξεργασία και ενεργεί μόνο κατ' εντολή του κτήματος, βάσει της Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA). Τα ζευγάρια των γάμων αυτών χρησιμοποιούν το σχέδιο με τον σύνδεσμο που τους δίνει το κτήμα.
Ζευγάρια που αγοράζουν απευθείας: η TakeaSeat παρέχει την υπηρεσία στο ίδιο το ζευγάρι. Το ζευγάρι καταχωρεί τα ονόματα των καλεσμένων του για τον δικό του γάμο και αποφασίζει τι θα γράψει. Μια τέτοια καταχώριση, για την οργάνωση του δικού σας γάμου, είναι κατά κανόνα προσωπική δραστηριότητα, στην οποία ο GDPR δεν εφαρμόζεται (άρθρο 2 παρ. 2 στοιχ. γ)· εφαρμόζεται όμως σε εμάς, που παρέχουμε τα μέσα (αιτιολογική σκέψη 18). Γι' αυτό επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα αυτά μόνο για να σας παρέχουμε την υπηρεσία, σύμφωνα με τις επιλογές σας, και τα προστατεύουμε όπως και τα δεδομένα των κτημάτων.
Η TakeaSeat είναι Υπεύθυνος Επεξεργασίας για τα δεδομένα των πελατών της (στοιχεία επικοινωνίας και email ανάκτησης κτημάτων και ζευγαριών, παραγγελίες, τιμολόγηση), για τα δεδομένα ασφαλείας της υπηρεσίας (π.χ. ημερολόγιο πρόσβασης), για την επικοινωνία με την υποστήριξη και για τα email που στέλνει.
Οι καλεσμένοι δεν χρησιμοποιούν οι ίδιοι το TakeaSeat· τα ονόματά τους καταχωρούνται από το κτήμα ή το ζευγάρι. Μπορεί επίσης να έρχονται από το ψηφιακό προσκλητήριο του ζευγαριού στην Amelie (amelie.gr), όπου οι καλεσμένοι απαντούν αν θα έρθουν, μόνο με εντολή του ζευγαριού: το σχέδιο συνδέεται με τον σύνδεσμο για το TakeaSeat που παίρνει το ζευγάρι από την Amelie, και το ζευγάρι μπορεί να διακόψει τη σύνδεση οποτεδήποτε, από το σχέδιο ή ακυρώνοντας τον σύνδεσμο από τη σελίδα του στην Amelie. Διαβάζουμε από την Amelie τη λίστα των απαντήσεων (ενότητα 3) και δεν της στέλνουμε κανένα δεδομένο του σχεδίου. Όσοι καλεσμένοι έχουν ήδη περάσει στο σχέδιο μένουν εκεί και μετά τη διακοπή, όπως κάθε άλλο περιεχόμενο του σχεδίου.

3. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε και από πού

Κατηγορία	Τι περιλαμβάνει	Από πού
Περιεχόμενο σχεδίου	Ονόματα καλεσμένων· ομάδες/παρέες· προσκλήσεις (ποιοι καλεσμένοι ανήκουν στην ίδια πρόσκληση, π.χ. μια οικογένεια)· η κατάσταση κάθε καλεσμένου (επιβεβαιωμένη, πιθανή, ακυρώθηκε)· ελεύθερες σημειώσεις· θέσεις και τραπέζια· κάτοψη του χώρου· όνομα και ημερομηνία του γάμου. Για τους καλεσμένους που έρχονται από την Amelie: το όνομα με το οποίο απάντησαν (οι συνοδοί τους αριθμημένοι, π.χ. «Γιώργος Π. (συνοδός 1)»), το νοικοκυριό τους ως πρόσκληση, η απάντησή τους ως κατάσταση και σύντομη σημείωση, και ένας κωδικός της Amelie, ώστε μια αλλαγμένη απάντηση να ενημερώνει τον ίδιο καλεσμένο. Η Amelie δεν μας στέλνει ποτέ διατροφικές σημειώσεις ή αλλεργίες, ευχές, τηλέφωνα ή email.	Το κτήμα ή το ζευγάρι· και, με εντολή του ζευγαριού, το ψηφιακό του προσκλητήριο στην Amelie (amelie.gr), όπου απάντησαν οι καλεσμένοι (ενότητα 2). Οι καλεσμένοι δεν δίνουν οι ίδιοι στοιχεία στο TakeaSeat.
Ιστορικό εκδόσεων	Οι 30 τελευταίες εκδόσεις κάθε σχεδίου, για αναίρεση λαθών και επαναφορά.	Αυτόματα, με κάθε αποθήκευση.
Ημερολόγιο πρόσβασης	Για κάθε σχέδιο καταγράφονται: τα ανοίγματα και οι αποθηκεύσεις από την υποστήριξη (TakeaSeat)· οι προσκλήσεις υποστήριξης και η ανάκλησή τους· οι νέοι σύνδεσμοι (από τον κάτοχο ή από εμάς, μετά από αίτημα)· οι αλλαγές του email ανάκτησης (και όσες κάνουμε εμείς)· οι αλλαγές της ημερομηνίας γάμου· το κλείδωμα μετά τον γάμο· η σύνδεση του σχεδίου με την Amelie και η αποσύνδεσή του· το άνοιγμα, το κλείσιμο και η αντικατάσταση του QR «βρες το τραπέζι σου» (ενότητα 11)· το πρώτο άνοιγμα του συνδέσμου που στείλαμε μετά την αγορά και οι ανακτήσεις, με χονδρικό τύπο συσκευής (π.χ. iPhone, Android, Windows). Κάθε εγγραφή έχει ώρα και ρόλο. Τα συνηθισμένα ανοίγματα και οι αποθηκεύσεις του ζευγαριού ή του κτήματος δεν καταγράφονται. Όχι διεύθυνση IP, όχι πλήρη στοιχεία του φυλλομετρητή. Κρατούνται οι 50 πιο πρόσφατες εγγραφές.	Αυτόματα· το βλέπει ο κάτοχος του σχεδίου.
Προσκλήσεις υποστήριξης	Πότε μας προσκαλέσατε, για πόσο (24 ώρες έως 7 ημέρες), πότε ανακαλέσατε την πρόσκληση, και κάθε πρόσβασή μας.	Ο κάτοχος του σχεδίου· αυτόματα.
Στοιχεία πελατών	Κτήματα: επωνυμία, στοιχεία επικοινωνίας, email ανάκτησης, στοιχεία συνδρομής, σημειώσεις της συνεργασίας. Ζευγάρια που αγοράζουν απευθείας: όνομα του σχεδίου, email ανάκτησης, ημερομηνίες αγοράς και γάμου.	Εσείς.
Email που στέλνουμε	Σύνδεσμοι πρόσβασης και ανάκτησης, επιβεβαιώσεις αλλαγής email, υπενθυμίσεις ανανέωσης, το αναμνηστικό PDF. Δεν κρατάμε αντίγραφο των μηνυμάτων.	Εμείς, στο email που μας δώσατε.
Τεχνικά δεδομένα	Η διεύθυνση IP κάθε αιτήματος χρησιμοποιείται προσωρινά, στη μνήμη του διακομιστή, για προστασία από κατάχρηση (όριο αιτημάτων)· δεν αποθηκεύεται στα σχέδια ούτε στα αρχεία καταγραφής της εφαρμογής.	Αυτόματα.
Επικοινωνία με την υποστήριξη	Ό,τι μας γράφετε ή μας λέτε με email, τηλέφωνο, Viber ή WhatsApp.	Εσείς.

Δεν επεξεργαζόμαστε δεδομένα πληρωμών μέσα στην εφαρμογή· η τιμολόγηση και οι αποδείξεις γίνονται εκτός πλατφόρμας. Δεν επιδιώκουμε τη συλλογή ειδικών κατηγοριών δεδομένων (άρθρο 9)· παρακαλούμε μην τις γράφετε στις ελεύθερες σημειώσεις.

4. Σκοποί και νομική βάση

Παροχή της υπηρεσίας (σχέδια, συγχρονισμός, PDF, σύνδεσμοι και ανάκτηση, αναμνηστικό, υπενθυμίσεις ανανέωσης): εκτέλεση της σύμβασης με τον πελάτη (άρθρο 6 παρ. 1 β). Για τους γάμους κτημάτων ενεργούμε κατ' εντολή του κτήματος.
Ασφάλεια και λογοδοσία (ημερολόγιο πρόσβασης, ιστορικό εκδόσεων, προσκλήσεις υποστήριξης, προστασία από κατάχρηση, αντίγραφα ασφαλείας): έννομο συμφέρον — δικό μας και των πελατών μας — να είναι τα σχέδια ασφαλή και να βλέπει ο κάτοχος πότε μπήκαμε και τι άλλαξε στην πρόσβαση (άρθρο 6 παρ. 1 στ).
Ως προς τους καλεσμένους: στους γάμους κτημάτων, τη νομική βάση την ορίζει το κτήμα ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας (συνήθως το έννομο συμφέρον του κτήματος και του ζευγαριού να οργανωθεί η δεξίωση, άρθρο 6 παρ. 1 στ)· για τα ζευγάρια που αγοράζουν απευθείας, βλ. ενότητα 2.
Λογιστικές και φορολογικές υποχρεώσεις (παραγγελίες, τιμολόγια, αποδείξεις): έννομη υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 γ).
Υποστήριξη: εκτέλεση της σύμβασης και έννομο συμφέρον να απαντάμε στα αιτήματά σας.

Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα για διαφήμιση ή κατάρτιση προφίλ, δεν τα πουλάμε και δεν λαμβάνουμε αυτοματοποιημένες αποφάσεις για εσάς.

5. Υπο-εκτελούντες (sub-processors)

Χρησιμοποιούμε λίγους παρόχους που ενεργούν ως υπο-εκτελούντες, με συμβατικές δεσμεύσεις εμπιστευτικότητας και ασφάλειας:

Πάροχος	Ρόλος	Τοποθεσία
Hetzner Online GmbH	Φιλοξενία του διακομιστή και αποθήκευση των δεδομένων.	Γερμανία (ΕΕ)
Backblaze, Inc. (B2 Cloud Storage)	Αποθήκευση των αντιγράφων ασφαλείας εκτός διακομιστή. Τα αντίγραφα κρυπτογραφούνται πριν σταλούν, με κλειδί που κρατάμε μόνο εμείς.	Περιοχή EU Central — Άμστερνταμ, Ολλανδία (ΕΕ)
Papaki A.E. / SecureMail	Αποστολή των email της υπηρεσίας (σύνδεσμοι, αναμνηστικό PDF, υπενθυμίσεις) και το γραμματοκιβώτιο info@takeaseat.gr.	ΕΕ

Ενημερώνουμε αυτή τη λίστα πριν χρησιμοποιήσουμε νέο υπο-εκτελούντα· τα κτήματα ειδοποιούνται και μπορούν να αντιταχθούν, όπως ορίζει η DPA.

Αν επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω Viber ή WhatsApp, τα μηνύματα περνούν από τις υπηρεσίες αυτές, σύμφωνα με τους δικούς τους όρους. Μη στέλνετε λίστες καλεσμένων από εκεί· δεν χρειάζεται — με πρόσκληση υποστήριξης βλέπουμε το σχέδιο απευθείας.

6. Πού αποθηκεύονται τα δεδομένα

Τα δεδομένα βρίσκονται σε διακομιστή που μισθώνουμε από τη Hetzner στη Γερμανία, σε βάση δεδομένων SQLite. Κάθε νύχτα παίρνουμε κρυπτογραφημένο αντίγραφο ασφαλείας· το κλειδί αποκρυπτογράφησης δεν βρίσκεται στον διακομιστή. Τα αντίγραφα κρατούνται έως 14 ημέρες στον διακομιστή και έως 21 ημέρες εκτός αυτού (Backblaze, Άμστερνταμ). Η επεξεργασία γίνεται αποκλειστικά εντός ΕΕ/ΕΟΧ· δεν υπάρχει διαβίβαση εκτός ΕΕ/ΕΟΧ.

7. Χρόνος διατήρησης

Σχέδια (περιεχόμενο, ιστορικό εκδόσεων, ημερολόγιο πρόσβασης, προσκλήσεις υποστήριξης): από την επόμενη ημέρα της εκδήλωσης το σχέδιο γίνεται μόνο για προβολή και οι σημειώσεις των καλεσμένων (εκεί όπου μπορεί να έχουν γραφτεί, για παράδειγμα, αλλεργίες) σβήνονται. Το σχέδιο διαγράφεται έναν χρόνο μετά την εκδήλωση, ώστε να μπορείτε να το ξαναδείτε και να κατεβάσετε τα PDF του. Διαφορετικό διάστημα μπορεί να συμφωνηθεί με ένα κτήμα ή ένα ζευγάρι, και αν θέλετε να διαγραφεί το σχέδιό σας νωρίτερα, γράψτε μας στο info@takeaseat.gr. Σχέδια χωρίς ημερομηνία εκδήλωσης γίνονται μόνο για προβολή περίπου 18 μήνες μετά τη δημιουργία τους και διαγράφονται έναν χρόνο αργότερα· για σχέδια που δημιουργήθηκαν πριν τις 19 Σεπτεμβρίου 2026, οι 18 μήνες μετρούν από εκείνη την ημέρα.
Γάμος που διαγράφει ένα κτήμα: φυλάσσεται 14 ημέρες, για την περίπτωση που το κτήμα μάς ζητήσει να τον επαναφέρουμε, και μετά διαγράφεται οριστικά.
Κάτοψη-πρότυπο του κτήματος (ο χώρος χωρίς καλεσμένους): όσο διαρκεί η συνεργασία με το κτήμα.
Email ανάκτησης ζευγαριού: διαγράφεται μαζί με το σχέδιο. Κρατάμε μόνο το όνομα του σχεδίου και τις ημερομηνίες, για τα λογιστικά βιβλία, για όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία.
Στοιχεία κτήματος: όσο διαρκεί η συνεργασία· τα τιμολόγια, για όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία.
Επικοινωνία με την υποστήριξη: όσο χρειάζεται για να διεκπεραιωθεί το αίτημά σας.
Αντίγραφα ασφαλείας: έως 14 ημέρες στον διακομιστή και έως 21 ημέρες εκτός αυτού· μετά σβήνονται αυτόματα. Ό,τι διαγράφεται χάνεται και από τα αντίγραφα το αργότερο σε 21 ημέρες.

Αν αγοράσατε απευθείας ως ζευγάρι, μετά τον γάμο σάς στέλνουμε με email ένα αναμνηστικό PDF του σχεδίου, όταν έχουμε το email σας. Ό,τι κρατήσετε εσείς (PDF, εκτυπώσεις) δεν επηρεάζεται από τη διαγραφή.

8. Μέτρα ασφαλείας (άρθρο 32)

HTTPS/TLS σε όλη την κίνηση.
Πρόσβαση μόνο με μυστικούς συνδέσμους/κλειδιά υψηλής εντροπίας, χωριστά για επεξεργασία, προβολή, κτήμα και υποστήριξη. Κάθε αίτημα ελέγχεται από τον διακομιστή· οι επαναλαμβανόμενες αποτυχημένες προσπάθειες μαντέματος κλειδιού περιορίζονται.
Τα κλειδιά βρίσκονται στο τμήμα του συνδέσμου μετά το «#» (fragment), το οποίο ο φυλλομετρητής δεν στέλνει μαζί με τη διεύθυνση της σελίδας· έτσι δεν εμφανίζονται ποτέ στη διεύθυνση (query string) ούτε στα αρχεία καταγραφής του διακομιστή. Η εφαρμογή στέλνει το κλειδί στον διακομιστή μόνο μέσω HTTPS, σε κεφαλίδα (header) του αιτήματος, για να αποδείξει την πρόσβαση.
Ημερολόγιο πρόσβασης σε κάθε σχέδιο, ορατό στον κάτοχό του.
Νυχτερινά κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας, με το κλειδί αποκρυπτογράφησης εκτός διακομιστή, και κρυπτογραφημένο αντίγραφο σε δεύτερη τοποθεσία.
Η δική μας πρόσβαση: η TakeaSeat δεν ανοίγει το σχέδιό σας χωρίς πρόσκλησή σας — κάθε πρόσβαση καταγράφεται. Μας προσκαλείτε με το κουμπί υποστήριξης, για 24 ώρες έως 7 ημέρες. Όταν μας το ζητήσετε, μπορούμε να εκδώσουμε νέο σύνδεσμο αν χάσατε τον δικό σας (οι παλιοί σταματούν) ή να αλλάξουμε το email ανάκτησης (η παλιά διεύθυνση ειδοποιείται)· και τα δύο καταγράφονται στο ημερολόγιο πρόσβασης. Όπως σε κάθε φιλοξενούμενη υπηρεσία, ο διαχειριστής του διακομιστή έχει τεχνικά πρόσβαση στη βάση δεδομένων· τη χρησιμοποιούμε μόνο για τη λειτουργία και την ασφάλεια της υπηρεσίας (π.χ. επαναφορά από αντίγραφο ασφαλείας), όχι για να διαβάζουμε σχέδια.

9. Δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης.

Καλεσμένοι γάμου κτήματος: απευθυνθείτε στο κτήμα, που είναι ο Υπεύθυνος Επεξεργασίας. Μπορείτε και σε εμάς· θα προωθήσουμε το αίτημα στο κτήμα και θα το βοηθήσουμε να απαντήσει.
Καλεσμένοι ζευγαριού που αγόρασε απευθείας: το ζευγάρι μπορεί να διορθώσει ή να σβήσει αμέσως το όνομά σας από το σχέδιο. Μπορείτε και να μας γράψετε· θα διαβιβάσουμε το αίτημα στο ζευγάρι.
Πελάτες (κτήματα, ζευγάρια): γράψτε μας απευθείας.

Αν το όνομά σας ήρθε από το προσκλητήριο του ζευγαριού στην Amelie, η απάντησή σας βρίσκεται και εκεί: για να σβηστεί και από εκεί, ώστε να μην ξαναπεράσει στο σχέδιο, απευθυνθείτε στο ζευγάρι ή στην Amelie (amelie.gr).

Όλα τα αιτήματα στο info@takeaseat.gr· απαντάμε το αργότερο μέσα σε έναν μήνα.

Δικαίωμα καταγγελίας: Έχετε δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Λεωφ. Κηφισίας 1-3, Αθήνα, www.dpa.gr).

10. Cookies και τοπική αποθήκευση

Δεν χρησιμοποιούμε cookies, ούτε εργαλεία στατιστικών (analytics), διαφημίσεων ή τρίτους ιχνηλάτες (trackers). Η εφαρμογή χρησιμοποιεί μόνο την τοπική αποθήκευση (localStorage) του φυλλομετρητή σας: για να σας κρατά συνδεδεμένους στο σχέδιό σας σε αυτή τη συσκευή και να κρατά ένα αντίγραφο εργασίας του σχεδίου και τις ρυθμίσεις σας (π.χ. γλώσσα). Τα δεδομένα αυτά μένουν στη συσκευή σας και δεν χρησιμοποιούνται για παρακολούθηση· γι' αυτό δεν χρειάζεται μήνυμα συγκατάθεσης για cookies. Σε κοινόχρηστη συσκευή μπορείτε να τα σβήσετε από τις ρυθμίσεις του φυλλομετρητή.

11. «Βρες το τραπέζι σου» — το QR στη λίστα εισόδου

Το κτήμα ή το ζευγάρι μπορεί να τυπώσει ένα QR στη λίστα εισόδου, ώστε ο καλεσμένος που φτάνει να βρίσκει μόνος του το τραπέζι του. Είναι εξ ορισμού κλειστό. Το ανοίγει μόνο όποιος έχει δικαίωμα να γράφει ονόματα στο σχέδιο — το κτήμα ή το ζευγάρι — μέσα από το σχέδιο, και το κλείνει από το ίδιο σημείο όποτε θέλει· μπορεί επίσης να αντικαταστήσει το QR, οπότε κάθε τυπωμένο αντίγραφο παύει αμέσως να λειτουργεί. Ανοίγει 7 ημέρες πριν τον γάμο και κλείνει 2 ημέρες μετά· εκτός αυτού του διαστήματος δεν απαντά τίποτα. Το σχέδιο γίνεται μόνο για ανάγνωση από τα μεσάνυχτα της επομένης του γάμου (ενότητα 7), το QR όμως συνεχίζει να απαντά ως το τέλος του διαστήματος — η δεξίωση κρατάει μετά τα μεσάνυχτα και οι τελευταίοι καλεσμένοι ψάχνουν ακόμη το τραπέζι τους. Μόλις κλείσει το διάστημα, ο κωδικός του QR διαγράφεται οριστικά και κάθε τυπωμένο αντίγραφο παύει να λειτουργεί. Σε κλειδωμένο σχέδιο δεν ανοίγει καινούριο QR — το κλείσιμο όμως γίνεται πάντα, όποτε το ζητήσετε.

Ο καλεσμένος γράφει το όνομά του και βλέπει μόνο τη δική του γραμμή: το όνομα όπως είναι γραμμένο στο σχέδιο και το τραπέζι του. Ποτέ τη λίστα των καλεσμένων και ποτέ σημείωση, κατάσταση, πρόσκληση ή ομάδα. Αν αυτό που έγραψε ταιριάζει σε περισσότερους από πέντε, δεν του εμφανίζεται κανένα όνομα· του ζητείται να γράψει περισσότερα γράμματα. Ό,τι πληκτρολογεί δεν αποθηκεύεται και δεν καταγράφεται πουθενά — ούτε η αναζήτηση, ούτε η απάντηση· κρατάμε μόνο πλήθη, για την προστασία από κατάχρηση. Ο κωδικός του QR βρίσκεται στο τμήμα του συνδέσμου μετά το «#», που ο φυλλομετρητής δεν στέλνει ποτέ στον διακομιστή, η σελίδα δεν ευρετηριάζεται από μηχανές αναζήτησης, και στο ημερολόγιο πρόσβασης του σχεδίου καταγράφεται μόνο ότι το QR άνοιξε, έκλεισε ή αντικαταστάθηκε — και από ποιον ρόλο.

Για να το κλείσετε ή να αντικαταστήσετε το QR: από το σχέδιο, εκεί ακριβώς όπου το ανοίξατε. Αν δυσκολεύεστε, γράψτε μας στο info@takeaseat.gr και το κλείνουμε εμείς.

12. Παιδιά

Η υπηρεσία απευθύνεται σε επιχειρήσεις και σε ενήλικες που οργανώνουν γάμο ή βάπτιση, όχι σε παιδιά· λογαριασμό και σχέδιο δημιουργεί πάντοτε ενήλικας. Οι λίστες καλεσμένων μπορεί να περιέχουν ονόματα παιδιών που είναι καλεσμένα και, σε μια βάπτιση, το όνομα του παιδιού ως όνομα της εκδήλωσης· αυτά καταχωρούνται από το κτήμα ή από τους γονείς και προστατεύονται όπως κάθε άλλο δεδομένο του σχεδίου, με τους ίδιους χρόνους διατήρησης.

13. Αλλαγές στην παρούσα Πολιτική

Μπορεί να επικαιροποιήσουμε την παρούσα Πολιτική. Η νέα έκδοση αναρτάται σε αυτή τη σελίδα με νέα ημερομηνία έκδοσης· για ουσιώδεις αλλαγές ενημερώνουμε τους πελάτες μας με email.

14. Επικοινωνία

Για κάθε ζήτημα προστασίας δεδομένων: info@takeaseat.gr · τηλέφωνο, Viber, WhatsApp +30 697 735 5378 (10:00–14:00 και 17:00–21:00).

English

This Policy explains how we process personal data in connection with the TakeaSeat service (https://takeaseat.gr), in accordance with the General Data Protection Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and Greek Law 4624/2019.

0. What «event» means

An event is the wedding or the baptism the seating plan is made for. The processing, the roles, the purposes and the retention periods are the same for both kinds. Wherever this Policy says «wedding», «wedding date» or «after the wedding», it means the baptism, its date and the time after it just as much; wherever it says «the couple», it means the customer who bought directly — the couple at a wedding, the parents at a baptism.

1. Who we are

The TakeaSeat service is provided by the business named in the Provider details at the top of this page. For any data-protection matter: info@takeaseat.gr.

2. Roles — who decides what

TakeaSeat has two kinds of customers: wedding venues (κτήματα), and couples who buy directly.

Venue weddings: the venue is the Data Controller for the data of the weddings it creates (the guests and the rest of the plan's content). TakeaSeat is the Data Processor and acts only on the venue's instructions, under the Data Processing Agreement (DPA). The couples of these weddings use the plan through the link the venue gives them.
Couples who buy directly: TakeaSeat provides the service to the couple itself. The couple enters its guests' names for its own wedding and decides what to write. Entering them to organise your own wedding is, as a rule, a purely personal activity to which the GDPR does not apply (Art. 2(2)(c)); it does apply to us, as we provide the means (Recital 18). So we process these data only to provide the service to you, following your choices, and protect them just as we protect venue data.
TakeaSeat is the Data Controller for its customers' data (contact details and recovery emails of venues and couples, orders, invoicing), for the service's security data (e.g. the access log), for support correspondence, and for the emails it sends.
Guests do not use TakeaSeat themselves; their names are entered by the venue or the couple. They may also come from the couple's own digital invitation on Amelie (amelie.gr), where guests reply whether they will attend, only on the couple's instruction: the plan is connected with the TakeaSeat link the couple gets from Amelie, and the couple can disconnect it at any time, from the plan or by cancelling the link on its Amelie page. We read the list of replies from Amelie (section 3) and send Amelie no data from the plan. Guests already brought into the plan stay there after a disconnection, like any other content of the plan.

3. What data we process, and from whom

Category	What it includes	Source
Plan content	Guest names; groups; invitations (which guests belong to the same invitation, e.g. a family); each guest's status (confirmed, probable, cancelled); free-text notes; seats and tables; the floor plan; the wedding's name and date. For guests who come from Amelie: the name they replied with (their companions numbered, e.g. «Γιώργος Π. (συνοδός 1)», "companion 1"), their household as an invitation, their reply as a status and a short note, and an Amelie reference, so that a changed reply updates the same guest. Amelie never sends us dietary notes or allergies, wishes, phone numbers or email addresses.	The venue or the couple; and, on the couple's instruction, the couple's digital invitation on Amelie (amelie.gr), where the guests replied (section 2). Guests do not give any data to TakeaSeat themselves.
Version history	The last 30 versions of each plan, to undo mistakes and restore.	Automatic, with every save.
Access log	For each plan we record: opens and saves by support (TakeaSeat); support invitations and their withdrawal; new links (made by the owner, or by us on request); recovery-email changes (including those we make); wedding-date changes; the lock after the wedding; connecting the plan to Amelie and disconnecting it; switching the «find your table» QR on or off and replacing it (section 11); the first opening of the link we sent after purchase, and recoveries, with a coarse device type (e.g. iPhone, Android, Windows). Each entry has a time and a role. Ordinary opens and saves by the couple or the venue are not recorded. No IP address, no full browser details. The latest 50 entries are kept.	Automatic; visible to the plan's owner.
Support invitations	When you invited us, for how long (24 hours to 7 days), when you withdrew the invitation, and each access by us.	The plan's owner; automatic.
Customer data	Venues: business name, contact details, recovery email, subscription details, notes on our arrangement. Couples who buy directly: the plan's name, recovery email, purchase and wedding dates.	You.
Emails we send	Access and recovery links, email-change confirmations, renewal reminders, the keepsake PDF. We keep no copy of the messages.	Us, to the address you gave us.
Technical data	The IP address of each request is used briefly, in the server's memory, to protect against abuse (rate limiting); it is not stored in plans or in the application's logs.	Automatic.
Support correspondence	Whatever you write or tell us by email, phone, Viber or WhatsApp.	You.

We do not process payment data within the app; invoices and receipts are handled outside the platform. We do not seek to collect special categories of data (Art. 9); please do not enter them in free-text notes.

4. Purposes and lawful basis

Providing the service (plans, sync, PDFs, links and recovery, keepsake, renewal reminders): performance of the contract with the customer (Art. 6(1)(b)). For venue weddings we act on the venue's instructions.
Security and accountability (access log, version history, support invitations, abuse protection, backups): the legitimate interest — ours and our customers' — in keeping plans safe and letting the owner see when we accessed a plan and what changed about its access (Art. 6(1)(f)).
As regards guests: for venue weddings, the lawful basis is set by the venue as Controller (usually the legitimate interest of the venue and the couple in organising the reception, Art. 6(1)(f)); for couples who buy directly, see section 2.
Accounting and tax obligations (orders, invoices, receipts): legal obligation (Art. 6(1)(c)).
Support: performance of the contract and our legitimate interest in answering your requests.

We do not use the data for advertising or profiling, we do not sell them, and we make no automated decisions about you.

5. Sub-processors

We use a few providers acting as sub-processors, under contractual confidentiality and security commitments:

Provider	Role	Location
Hetzner Online GmbH	Server hosting and data storage.	Germany (EU)
Backblaze, Inc. (B2 Cloud Storage)	Off-site storage of the backups. Backups are encrypted before they are sent, with a key only we hold.	Region EU Central — Amsterdam, Netherlands (EU)
Papaki S.A. / SecureMail	Sending the service's emails (links, keepsake PDF, reminders) and the info@takeaseat.gr mailbox.	EU

We update this list before using any new sub-processor; venues are notified and may object, as set out in the DPA.

If you contact us via Viber or WhatsApp, the messages pass through those services under their own terms. Please don't send guest lists that way — there is no need: with a support invitation we see the plan directly.

6. Where data is stored

Data is held on a server we rent from Hetzner in Germany, in an SQLite database. Every night we take an encrypted backup; the decryption key is not kept on the server. Backups are kept for up to 14 days on the server and up to 21 days off-site (Backblaze, Amsterdam). Processing takes place within the EU/EEA only; there is no transfer outside the EU/EEA.

7. Retention

Plans (content, version history, access log, support invitations): from the day after the event the plan becomes view-only and the guests' notes (where, for example, allergies may have been written) are erased. The plan is deleted one year after the event, so you can come back to it and download its PDFs. A different period can be agreed with a venue or a couple, and if you want your plan deleted sooner, write to us at info@takeaseat.gr. Plans without an event date become view-only about 18 months after they were created and are deleted one year later; for plans created before 19 September 2026, the 18 months count from that day.
A wedding a venue deletes: is kept for 14 days in case the venue asks us to restore it, then erased for good.
A venue's template floor plan (the space without guests): for as long as we work with the venue.
A couple's recovery email: deleted together with the plan. We keep only the plan's name and the dates, for our accounting books, for as long as tax law requires.
Venue details: for as long as we work with the venue; invoices for as long as tax law requires.
Support correspondence: for as long as needed to handle your request.
Backups: up to 14 days on the server and up to 21 days off-site, then erased automatically. Anything deleted is gone from the backups within 21 days at the latest.

If you bought directly as a couple, after the wedding we email you a keepsake PDF of the plan, if we have your email address. Whatever you keep yourself (PDFs, printouts) is not affected by the deletion.

8. Security measures (Art. 32)

HTTPS/TLS across all traffic.
Access only with high-entropy secret links/keys, separate for editing, viewing, the venue and support. Every request is checked by the server; repeated failed attempts to guess a key are throttled.
Keys are in the part of the link after the "#" (the fragment), which the browser does not send with the page address; so they never appear in the address (query string) or in the server's logs. The app sends the key to the server only over HTTPS, in a request header, to prove access.
An access log on every plan, visible to its owner.
Nightly encrypted backups, with the decryption key kept off the server, and an encrypted copy in a second location.
Our own access: TakeaSeat never opens your plan without your invitation — every access is logged. You invite us with the support button, for 24 hours up to 7 days. When you ask us to, we can issue a new link if you lost yours (the old ones stop working) or change the recovery email (the old address is notified); both are recorded in the access log. As with any hosted service, the server's administrator can technically access the database; we use this only to run and secure the service (e.g. restoring a backup), not to read plans.

9. Your rights

You have the rights of access, rectification, erasure, restriction, data portability, and objection.

Guests of a venue wedding: contact the venue, which is the Controller. You may also contact us; we will forward the request to the venue and help it respond.
Guests of a couple who bought directly: the couple can correct or remove your name from the plan straight away. You may also write to us; we will pass the request on to the couple.
Customers (venues, couples): write to us directly.

If your name came from the couple's invitation on Amelie, your reply is also held there: to have it deleted there too, so that it is not brought into the plan again, contact the couple or Amelie (amelie.gr).

All requests to info@takeaseat.gr; we reply within one month at the latest.

Right to complain: You have the right to lodge a complaint with the Greek Data Protection Authority (Hellenic DPA — Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, 1-3 Kifisias Ave., Athens, www.dpa.gr).

10. Cookies and local storage

We use no cookies, and no analytics, advertising or third-party trackers. The app uses only your browser's local storage (localStorage): to keep you signed in to your plan on this device and to hold a working copy of the plan and your settings (e.g. language). These data stay on your device and are not used for tracking; so no cookie-consent prompt is needed. On a shared device you can clear them in the browser's settings.

11. «Find your table» — the QR on the door list

The venue or the couple may print a QR code on the door list so that a guest arriving can find their own table. It is off by default. Only someone who may write guest names in the plan — the venue or the couple — switches it on, from inside the plan, and switches it off again from the same place whenever they wish; they can also replace the QR, and every printed copy stops working at once. It opens 7 days before the wedding and closes 2 days after it; outside that window it answers nothing. The plan itself becomes view-only at midnight on the day after the wedding (section 7), but the QR keeps answering to the end of the window — a reception runs well past midnight and the last guests are still looking for their table. When the window closes, the QR's code is deleted for good and every printed copy stops working. A plan that has locked takes no new QR — but switching one off always works, whenever you ask.

The guest types their name and sees their own line only: the name as it is written in the plan, and their table. Never the guest list, and never a note, a status, an invitation or a group. If what they typed matches more than five people, no name is shown at all; they are asked to type more of their name. Nothing they type is stored or logged anywhere — neither the search nor the answer; we keep counts only, for abuse protection. The QR's code sits in the part of the link after the «#», which the browser never sends to the server, the page is not indexed by search engines, and the plan's access log records only that the QR was switched on, switched off or replaced — and by which role.

To switch it off or replace the QR: from the plan, in the same place where you switched it on. If you have any difficulty, write to info@takeaseat.gr and we will switch it off for you.

12. Children

The service is aimed at businesses and at adults organising a wedding or a baptism, not at children; the account and the plan are always created by an adult. Guest lists may contain the names of children who are invited and, at a baptism, the child's name as the name of the event; these are entered by the venue or by the parents and protected like any other data in the plan, with the same retention periods.

13. Changes to this Policy

We may update this Policy. The new version is posted on this page with a new version date; for material changes we notify our customers by email.

14. Contact

For any data-protection matter: info@takeaseat.gr · phone, Viber, WhatsApp +30 697 735 5378 (10:00–14:00 and 17:00–21:00, Greek time).