Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων
Data Processing Agreement
Άρθρο 28 GDPR · Έκδοση 4 Οκτωβρίου 2026 · Version 4 October 2026
Στοιχεία παρόχου (Εκτελών) · Provider details (Processor)
- Επωνυμία · Legal name
- [ΕΠΩΝΥΜΙΑ / LEGAL ENTITY NAME] — «TakeaSeat»
- ΑΦΜ · Tax ID (VAT)
- [ΑΦΜ / TAX ID]
- Αρ. ΓΕΜΗ · GEMI no.
- [ΑΡ. ΓΕΜΗ / GEMI NO.]
- Έδρα · Address
- [ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ / ADDRESS]
- info@takeaseat.gr
- Τηλέφωνο · Phone
- +30 697 735 5378 · Viber · WhatsApp
- Υποστήριξη · Support
- 10:00–14:00 & 17:00–21:00 (ώρα Ελλάδας / Greek time)
(Α) του Υπευθύνου Επεξεργασίας — του Κτήματος: [ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΚΤΗΜΑΤΟΣ], ΑΦΜ [ΑΦΜ], [ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ] («Υπεύθυνος»), και
(Β) του Εκτελούντος την Επεξεργασία — της TakeaSeat, με τα στοιχεία του πλαισίου «Στοιχεία παρόχου» στην αρχή της σελίδας («Εκτελών»).
Συμπληρώνει τους Όρους Χρήσης και υπερισχύει σε περίπτωση σύγκρουσης ως προς την επεξεργασία δεδομένων.
1. Αντικείμενο και διάρκεια
Ο Εκτελών επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα για λογαριασμό του Υπευθύνου με σκοπό την παροχή της υπηρεσίας τραπεζολογίου TakeaSeat για τις εκδηλώσεις του Κτήματος — γάμους και βαπτίσεις. Η διάρκεια ταυτίζεται με τη διάρκεια της συνδρομής και των Όρων Χρήσης και λήγει με την ολοκλήρωση της διαγραφής ή επιστροφής των δεδομένων.
2. Φύση και σκοπός της επεξεργασίας
Αποθήκευση, οργάνωση, εμφάνιση και συγχρονισμός λιστών καλεσμένων, ομάδων, προσκλήσεων, σημειώσεων, θέσεων και κάτοψης, ώστε το Κτήμα και οι πελάτες του να σχεδιάζουν πού θα καθίσουν οι καλεσμένοι· δημιουργία αρχείων PDF (κάτοψη, λίστες)· τήρηση ιστορικού εκδόσεων, ημερολογίου πρόσβασης και αντιγράφων ασφαλείας. Η επεξεργασία γίνεται αποκλειστικά κατ' εντολή του Υπευθύνου.
3. Κατηγορίες δεδομένων και υποκειμένων
- Υποκείμενα: καλεσμένοι των εκδηλώσεων· οι πελάτες του Κτήματος που χρησιμοποιούν την υπηρεσία — το ζευγάρι σε έναν γάμο, οι γονείς σε μια βάπτιση· εκπρόσωποι και προσωπικό του Κτήματος που χρησιμοποιούν την υπηρεσία.
- Δεδομένα: περιεχόμενο σχεδίου (ονόματα καλεσμένων, ομάδες, προσκλήσεις, ελεύθερες σημειώσεις, θέσεις, κάτοψη, όνομα και ημερομηνία της εκδήλωσης)· ημερολόγιο πρόσβασης ανά σχέδιο (πρόσβαση της υποστήριξης, προσκλήσεις υποστήριξης και ανάκλησή τους, νέοι σύνδεσμοι, αλλαγές email ανάκτησης και ημερομηνίας εκδήλωσης, κλείδωμα μετά την εκδήλωση, σύνδεση και αποσύνδεση της Amelie· ώρα και ρόλος, και σε ορισμένες εγγραφές χονδρικός τύπος συσκευής· όχι τα συνηθισμένα ανοίγματα του Κτήματος ή του πελάτη του· οι 50 πιο πρόσφατες εγγραφές)· προσκλήσεις υποστήριξης· οι 30 τελευταίες εκδόσεις κάθε σχεδίου.
- Δεν προβλέπεται επεξεργασία δεδομένων πληρωμών ή ειδικών κατηγοριών (άρθρο 9)· ο Υπεύθυνος ζητά από τους πελάτες του να μην τις καταχωρούν στις σημειώσεις.
- Τα στοιχεία λογαριασμού του ίδιου του Κτήματος (email ανάκτησης, στοιχεία επικοινωνίας, τιμολόγηση) τα επεξεργάζεται η TakeaSeat ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, κατά την Πολιτική Απορρήτου, και δεν καλύπτονται από την παρούσα.
4. Διατήρηση και διαγραφή (εντολές του Υπευθύνου)
Με την παρούσα ο Υπεύθυνος δίνει στον Εκτελούντα τις εξής τεκμηριωμένες εντολές, τις οποίες η υπηρεσία εφαρμόζει αυτόματα:
- Από την επόμενη ημέρα της εκδήλωσης (00:00, ώρα Ελλάδας) το σχέδιο γίνεται μόνο για προβολή, για όλους.
- Την επόμενη ημέρα της εκδήλωσης οι ελεύθερες σημειώσεις των καλεσμένων σβήνονται από το σχέδιο και από τις αποθηκευμένες εκδόσεις του· τα ονόματα και οι θέσεις μένουν.
- Το σχέδιο διαγράφεται, μαζί με το ιστορικό εκδόσεων και το ημερολόγιο πρόσβασης, έναν χρόνο μετά την εκδήλωση, εκτός αν ο Υπεύθυνος συμφωνήσει με τον Εκτελούντα διαφορετικό διάστημα (π.χ. με email).
- Σχέδια χωρίς ημερομηνία εκδήλωσης γίνονται μόνο για προβολή περίπου 18 μήνες μετά τη δημιουργία τους και διαγράφονται έναν χρόνο αργότερα· για σχέδια που δημιουργήθηκαν πριν τις 19 Σεπτεμβρίου 2026, οι 18 μήνες μετρούν από εκείνη την ημέρα.
- Εκδήλωση που διαγράφει το Κτήμα φυλάσσεται 14 ημέρες και επαναφέρεται μόνο αν το ζητήσει το Κτήμα· μετά διαγράφεται οριστικά.
- Τα αντίγραφα ασφαλείας (νυχτερινά, κρυπτογραφημένα) κρατούνται έως 14 ημέρες στον διακομιστή και έως 21 ημέρες εκτός αυτού, και μετά σβήνονται.
- Με τη λήξη της σύμβασης, ο Εκτελών διαγράφει ή επιστρέφει τα δεδομένα, κατ' επιλογή του Υπευθύνου, εκτός αν ο νόμος επιβάλλει τη διατήρησή τους.
5. Υποχρεώσεις του Εκτελούντος
- Επεξεργάζεται δεδομένα μόνο βάσει τεκμηριωμένων εντολών του Υπευθύνου (η παρούσα, οι Όροι Χρήσης και οι ρυθμίσεις που κάνει το Κτήμα στην πλατφόρμα)· αν κατά τη γνώμη του μια εντολή παραβιάζει τον νόμο, ενημερώνει αμέσως τον Υπεύθυνο.
- Διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα των προσώπων που επεξεργάζονται δεδομένα.
- Συνδράμει τον Υπεύθυνο σε αιτήματα υποκειμένων και στην εκπλήρωση των υποχρεώσεων των άρθρων 32–36 GDPR (ασφάλεια, παραβιάσεις, εκτίμηση αντικτύπου).
- Θέτει στη διάθεση του Υπευθύνου τις αναγκαίες πληροφορίες και επιτρέπει ελέγχους (audits) κατόπιν εύλογης προειδοποίησης.
6. Μέτρα ασφαλείας και πρόσβαση του Εκτελούντος (άρθρο 32)
- HTTPS/TLS σε όλη την κίνηση.
- Πρόσβαση μόνο με μυστικούς συνδέσμους/κλειδιά υψηλής εντροπίας, χωριστά για επεξεργασία, προβολή, κτήμα και υποστήριξη· κάθε αίτημα ελέγχεται από τον διακομιστή και οι επαναλαμβανόμενες αποτυχημένες προσπάθειες περιορίζονται.
- Τα κλειδιά βρίσκονται στο fragment του συνδέσμου (μετά το «#»), ποτέ στη διεύθυνση (query string) ή στα αρχεία καταγραφής του διακομιστή· η εφαρμογή τα στέλνει στον διακομιστή μόνο μέσω HTTPS, σε κεφαλίδα (header) του αιτήματος.
- Ημερολόγιο πρόσβασης ανά σχέδιο, ορατό στο Κτήμα.
- Νυχτερινά κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας, με το κλειδί αποκρυπτογράφησης εκτός διακομιστή, και κρυπτογραφημένο αντίγραφο σε δεύτερη τοποθεσία εντός ΕΕ.
- Πρόσβαση του Εκτελούντος: η TakeaSeat δεν ανοίγει τα σχέδια του Κτήματος χωρίς πρόσκλησή του — κάθε πρόσβαση καταγράφεται. Το Κτήμα μάς προσκαλεί για συγκεκριμένη εκδήλωση με το κουμπί υποστήριξης (24 ώρες έως 7 ημέρες) και μπορεί να ανακαλέσει την πρόσκληση οποτεδήποτε. Ενέργειες του διαχειριστή που αφορούν το Κτήμα (νέο κλειδί κονσόλας, αλλαγή email ανάκτησης, επαναφορά διαγραμμένης εκδήλωσης) γίνονται μόνο κατόπιν αιτήματος του Κτήματος, και το Κτήμα ενημερώνεται. Όπως σε κάθε φιλοξενούμενη υπηρεσία, ο διαχειριστής του διακομιστή έχει τεχνικά πρόσβαση στη βάση δεδομένων· τη χρησιμοποιεί μόνο για τη λειτουργία και την ασφάλεια της υπηρεσίας (π.χ. επαναφορά από αντίγραφο ασφαλείας), όχι για να διαβάζει σχέδια.
7. Υπο-εκτελούντες
Ο Υπεύθυνος παρέχει γενική έγκριση για τους παρακάτω υπο-εκτελούντες. Ο Εκτελών τους δεσμεύει με ισοδύναμες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων και παραμένει υπεύθυνος απέναντι στον Υπεύθυνο για αυτούς.
| Πάροχος | Ρόλος | Τοποθεσία |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Φιλοξενία του διακομιστή και αποθήκευση των δεδομένων. | Γερμανία (ΕΕ) |
| Backblaze, Inc. (B2 Cloud Storage) | Αποθήκευση των αντιγράφων ασφαλείας εκτός διακομιστή· κρυπτογραφούνται πριν σταλούν, με κλειδί που κρατά μόνο ο Εκτελών. | Περιοχή EU Central — Άμστερνταμ, Ολλανδία (ΕΕ) |
| Papaki A.E. / SecureMail | Αποστολή των email της υπηρεσίας (σύνδεσμοι, αναμνηστικό PDF, υπενθυμίσεις) και το γραμματοκιβώτιο info@takeaseat.gr. | ΕΕ |
Πριν χρησιμοποιήσει νέο υπο-εκτελούντα (όπως τον πάροχο email), ο Εκτελών ενημερώνει τον Υπεύθυνο με email και ενημερώνει τη λίστα αυτή και την Πολιτική Απορρήτου. Ο Υπεύθυνος μπορεί να αντιταχθεί για εύλογο λόγο· αν η αντίρρηση δεν επιλυθεί, μπορεί να καταγγείλει τη σύμβαση.
8. Γνωστοποίηση παραβιάσεων
Ο Εκτελών ενημερώνει τον Υπεύθυνο χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση μόλις αντιληφθεί παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, παρέχοντας τις διαθέσιμες πληροφορίες ώστε ο Υπεύθυνος να εκπληρώσει τις υποχρεώσεις των άρθρων 33–34.
9. Διεθνείς διαβιβάσεις
Η επεξεργασία γίνεται αποκλειστικά εντός ΕΕ/ΕΟΧ (Γερμανία, Ολλανδία). Δεν υφίσταται διαβίβαση εκτός ΕΕ/ΕΟΧ. Τυχόν μελλοντική διαβίβαση θα προϋποθέτει κατάλληλες εγγυήσεις (κεφάλαιο V GDPR) και προηγούμενη έγκριση του Υπευθύνου.
10. Υπογραφές
Υπεύθυνος Επεξεργασίας (Κτήμα)
Εκτελών την Επεξεργασία (TakeaSeat)
English
(A) the Data Controller — the Venue: [VENUE LEGAL NAME], Tax ID [ΑΦΜ], [ADDRESS] ("Controller"), and
(B) the Data Processor — TakeaSeat, with the details given in the Provider details box at the top of this page ("Processor").
It supplements the Terms of Service and prevails in the event of conflict regarding data processing.
1. Subject-matter and duration
The Processor processes personal data on behalf of the Controller for the purpose of providing the TakeaSeat seating-plan service for the Venue's events — weddings and baptisms. The duration matches that of the subscription and the Terms of Service, and ends upon completion of the deletion or return of the data.
2. Nature and purpose of processing
Storing, organising, displaying, and syncing guest lists, groups, invitations, notes, seating and floor plans, so the Venue and its customers can plan where guests sit; producing PDF files (floor plan, lists); keeping a version history, an access log and backups. Processing is carried out solely on the Controller's instructions.
3. Categories of data and data subjects
- Data subjects: event guests; the Venue's customers who use the service — the couple at a wedding, the parents at a baptism; Venue representatives and staff who use the service.
- Data: plan content (guest names, groups, invitations, free-text notes, seating, floor plan, the event's name and date); an access log per plan (support access, support invitations and their withdrawal, new links, recovery-email and event-date changes, the lock after the event, connecting and disconnecting Amelie; time and role, and for some entries a coarse device type; not the ordinary opens by the Venue or the couple; the latest 50 entries); support invitations; the last 30 versions of each plan.
- No processing of payment data or special categories (Art. 9) is envisaged; the Controller asks its customers not to enter them in notes.
- The Venue's own account data (recovery email, contact details, invoicing) are processed by TakeaSeat as a Controller, under the Privacy Policy, and are not covered by this DPA.
4. Retention and deletion (the Controller's instructions)
By this DPA the Controller gives the Processor the following documented instructions, which the service applies automatically:
- From the day after the event (00:00, Greek time) the plan becomes view-only, for everyone.
- On the day after the event the guests' free-text notes are erased from the plan and from its saved versions; names and seats stay.
- The plan is deleted, together with its version history and access log, one year after the event, unless the Controller agrees a different period with the Processor (e.g. by email).
- Plans without an event date become view-only about 18 months after they were created and are deleted one year later; for plans created before 19 September 2026, the 18 months count from that day.
- An event the Venue deletes is kept for 14 days and restored only if the Venue asks; it is then erased for good.
- Backups (nightly, encrypted) are kept for up to 14 days on the server and up to 21 days off-site, and are then erased.
- On termination of the contract, the Processor deletes or returns the data, at the Controller's choice, unless the law requires them to be kept.
5. Processor obligations
- Process data only on the documented instructions of the Controller (this DPA, the Terms of Service, and the settings the Venue makes in the platform); if, in its opinion, an instruction infringes the law, inform the Controller immediately.
- Ensure the confidentiality of persons processing the data.
- Assist the Controller with data-subject requests and with obligations under Articles 32–36 GDPR (security, breaches, impact assessments).
- Make available the information necessary and allow audits on reasonable notice.
6. Security measures and the Processor's access (Art. 32)
- HTTPS/TLS across all traffic.
- Access only with high-entropy secret links/keys, separate for editing, viewing, the venue and support; every request is checked by the server and repeated failed attempts are throttled.
- Keys are in the link's fragment (after the "#"), never in the address (query string) or in the server's logs; the app sends them to the server only over HTTPS, in a request header.
- An access log per plan, visible to the Venue.
- Nightly encrypted backups, with the decryption key kept off the server, and an encrypted copy in a second location within the EU.
- The Processor's access: TakeaSeat never opens the Venue's plans without the Venue's invitation — every access is logged. The Venue invites us for a specific event with the support button (24 hours up to 7 days) and can withdraw the invitation at any time. Administrator actions concerning the Venue (a new console key, a change of recovery email, restoring a deleted event) are taken only at the Venue's request, and the Venue is informed. As with any hosted service, the server's administrator can technically access the database; this is used only to run and secure the service (e.g. restoring a backup), not to read plans.
7. Sub-processors
The Controller gives general authorisation for the sub-processors below. The Processor binds them to equivalent data-protection obligations and remains liable to the Controller for them.
| Provider | Role | Location |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Server hosting and data storage. | Germany (EU) |
| Backblaze, Inc. (B2 Cloud Storage) | Off-site storage of the backups; they are encrypted before they are sent, with a key only the Processor holds. | Region EU Central — Amsterdam, Netherlands (EU) |
| Papaki S.A. / SecureMail | Sending the service's emails (links, keepsake PDF, reminders) and the info@takeaseat.gr mailbox. | EU |
Before using a new sub-processor (such as the email provider), the Processor informs the Controller by email and updates this list and the Privacy Policy. The Controller may object on reasonable grounds; if the objection cannot be resolved, the Controller may terminate the contract.
8. Breach notification
The Processor notifies the Controller without undue delay after becoming aware of a personal data breach, providing the available information so the Controller can meet its Article 33–34 obligations.
9. International transfers
Processing takes place within the EU/EEA only (Germany, Netherlands). There is no transfer outside the EU/EEA. Any future transfer would require appropriate safeguards (GDPR Chapter V) and the Controller's prior approval.